Zgłoszenia wewnętrzne

Przepisy ogólne

Niniejszy regulamin określa wewnętrzną procedurę zgłaszania naruszeń prawa i podejmowania działań następczych, zgodną z wymogami określonymi w rozdziale 3 ustawy z dnia 14 czerwca 2024 roku o ochronie sygnalistów zgłaszających naruszenia prawa lub ujawniających publicznie informacje o naruszeniach.

Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1) Pracodawcy – Armatis Polska Sp. z o. o. z siedzibą główną przy ul. Cybernetyki 9 w Warszawie należy przez to rozumieć odpowiednio Prezesa lub Dyrektora HR

z zastrzeżeniem, że:

a) w przypadku, gdy Zgłoszenie Nieprawidłowości dotyczy Prezesa przez Pracodawcę rozumie się Dyrektora HR;

b) w przypadku, gdy Zgłoszenie Nieprawidłowości dotyczy Dyrektora HR przez Pracodawcę rozumie się Prezesa;

2) Pracowniku – osoba zatrudniona lub współpracująca niezależnie od formy nawiązanej współpracy w Armatis Polska Sp. z o. o.;

3) Działaniu następczym – należy przez to rozumieć działanie podjęte przez Pracodawcę/ Zleceniodawcę w celu oceny prawdziwości zarzutów zawartych w Zgłoszeniu Nieprawidłowości oraz w stosownych przypadkach, w celu przeciwdziałania naruszeniu prawa będącemu przedmiotem Zgłoszenia Nieprawidłowości, w tym przez dochodzenie wewnętrzne, postępowanie wyjaśniające, wniesienie oskarżenia, działanie podjęte w celu odzyskania środków finansowych lub zamknięcie procedury przyjmowania i weryfikacji zgłoszeń;

4) Działaniu odwetowym – należy przez to rozumieć bezpośrednie lub pośrednie działanie lub zaniechanie, które jest spowodowane Zgłoszeniem Nieprawidłowości lub Ujawnieniem publicznym i które narusza lub może naruszyć prawa Zgłaszającego Nieprawidłowość lub wyrządza lub może wyrządzić szkodę Zgłaszającego Nieprawidłowość;

5) Komisji — należy przez to rozumieć grupę Pracowników Armatis Polska Sp. z o. o. powoływanych odrębnym zarządzeniem Pracodawcy w celu wyjaśnienia wszelkich informacji zawartych w Zgłoszeniu Nieprawidłowości oraz przygotowujących wnioski i propozycje dalszego postępowania;

6) Nieprawidłowościach — należy przez to rozumieć występujące w Armatis Polska Sp. z o. o. działania zagrażające interesowi publicznemu oraz wszelkie naruszenia przepisów prawa powszechnie obowiązującego lub obowiązujących aktów wewnętrznych, w szczególności:

a) Naruszenie prawa w rozumieniu art. 3 ust.1;

– korupcji,

– zamówień publicznych,

– usług, produktów i rynków finansowych,

– przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu,

– bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami,

– bezpieczeństwa transportu,

– ochrony środowiska,

– ochrony radiologicznej i bezpieczeństwa jądrowego,

– bezpieczeństwa żywności i pasz,

– zdrowia i dobrostanu zwierząt,

– zdrowia publicznego,

– ochrony konsumentów,

– ochrony prywatności i danych osobowych,

– bezpieczeństwa sieci i systemów teleinformatycznych,

– interesów finansowych Skarbu Państwa Rzeczpospolitej Polskiej, jednostki samorządu terytorialnego oraz Unii Europejskiej,

– rynku wewnętrznego Unii Europejskiej, w tym publicznoprawnych zasad konkurencji i pomocy państwa oraz opodatkowania osób prawnych,

– konstytucyjnych wolności praw człowieka i obywatela – występujące w stosunkach jednostki z organami władzy publicznej i niezwiązane z dziedzinami wskazanymi w pkt 1-16;

7) PKDA (Pracownik koordynujący działania antykorupcyjne) – należy przez to rozumieć Pracownika posiadającego w zakresie obowiązków koordynację działań antykorupcyjnych w Armatis Polska Sp. z o. o. lub wskazanego przez Pracodawcę i posiadającego pisemne upoważnienie Pracodawcy do przyjmowania i weryfikacji Zgłoszeń Nieprawidłowości, podejmowania Działań następczych oraz przetwarzania danych osobowych osób, o których mowa w § 3 pkt 8 Regulaminu;

8) RODO – należy przez to rozumieć rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólnego rozporządzenia o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.);

9) RZN – należy przez to rozumieć Rejestr Zgłoszonych Nieprawidłowości;

10) Ujawnieniu publicznym – należy przez to rozumieć podanie informacji o Nieprawidłowości do wiadomości publicznej;

11) Zgłaszającym – należy przez to rozumieć osobę dokonująca Zgłoszenia Nieprawidłowości;

12) Zgłoszeniu Nieprawidłowości – należy przez to rozumieć każde przekazanie przez Pracownika lub osobę trzecią informacji o Nieprawidłowościach lub podejrzeniu ich wystąpienia dokonane w dobrej wierze i w interesie publicznym zgodnie z Regulaminem.

Zasady zgłaszania nieprawidłowości

1. Każdy Pracownik ma obowiązek dokonania Zgłoszenia Nieprawidłowości.

2. Pracownicy, którzy zgodnie z procedurą dokonają Zgłoszenia Nieprawidłowości, podlegają ochronie przed jakimkolwiek Działaniem odwetowym.

3. Jeżeli praca jest lub ma być świadczona na podstawie stosunku pracy lub umowy cywilnoprawnej lub innej formy współpracy, Zgłaszający Nieprawidłowość nie może być niekorzystnie traktowany z powodu dokonania Zgłoszenia Nieprawidłowości lub Ujawnienia publicznego.

4. Za niekorzystne traktowanie, o którym mowa w ust. 3, uważa się w szczególności:

1) odmowę nawiązania stosunku pracy;

2) wypowiedzenie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia stosunku pracy;

3) niezawarcie umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na okres próbny, niezawarcie kolejnej umowy o pracę na czas określony lub niezawarcie umowy o pracę na czas nieokreślony po rozwiązaniu umowy o pracę na czas określony – w przypadku, gdy sygnalista miał uzasadnione oczekiwanie, że zostanie z nim zawarta taka umowa;

4) obniżenie wysokości wynagrodzenia za pracę;

5) wstrzymanie awansu albo pominięcie przy awansowaniu;

6) pominięcie przy przyznawaniu innych niż wynagrodzenie świadczeń związanych z pracą lub obniżenie wysokości tych świadczeń;

7) przeniesienie na niższe stanowisko pracy;

8) zawieszenie w wykonywaniu obowiązków pracowniczych lub służbowych;

9) przekazanie innemu pracownikowi dotychczasowych obowiązków sygnalisty;

10) niekorzystną zmianę miejsca wykonywania pracy lub rozkładu czasu pracy;

11) negatywną ocenę wyników pracy lub negatywną opinię o pracy;

12) nałożenie lub zastosowanie środka dyscyplinarnego, w tym kary finansowej lub środka o podobnym charakterze;

13) przymus, zastraszanie lub wykluczenie;

14) mobbing;

15) dyskryminację;

16) niekorzystne lub niesprawiedliwe traktowanie;

17) wstrzymanie udziału lub pominięcie przy typowaniu do udziału w szkoleniach podnoszących kwalifikacje zawodowe;

18) nieuzasadnione skierowanie na badania lekarskie, w tym badania psychiatryczne, chyba że przepisy odrębne przewidują możliwość skierowania pracownika na takie badania;

19) działanie zmierzające do utrudnienia znalezienia w przyszłości pracy w danym sektorze lub w danej branży na podstawie nieformalnego lub formalnego porozumienia sektorowego lub branżowego;

20) spowodowanie straty finansowej, w tym gospodarczej, lub utraty dochodu;

21) wyrządzenie innej szkody niematerialnej, w tym naruszeniu dóbr osobistych, w szczególności dobrego imienia sygnalisty.

5. Ochrona Pracownika, o której mowa w ust. 2 przysługuje Pracownikowi oraz Zleceniobiorcy (w zakresie, który go dotyczy) dokonującemu Zgłoszenia Nieprawidłowości, pod warunkiem, że miał uzasadnione podstawy sądzić, że będąca przedmiotem Zgłoszenia Nieprawidłowości lub ujawnienia publicznego informacja Nieprawidłowości jest prawdziwa w momencie dokonywania Zgłoszenia Nieprawidłowości lub Ujawnienia publicznego i że informacja taka stanowi informację o naruszeniu prawa.

6. Pracownik lub inna osoba, która dokonała Zgłoszenia Nieprawidłowości zgodnie z Regulaminem, otrzymuje potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia Nieprawidłowości w terminie 7 dni od dnia jego wpłynięcia, chyba że zgłaszający nie podał adresu, na który należy przekazać potwierdzenie.

7. Przekazane dane , w tym dane osobowe Pracownika, który dokonał Zgłoszenia Nieprawidłowości, oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu, chyba że za wyraźną zgodą zgłaszającego lub gdy przepis szczególny tak stanowi.

1. Osoba dokonująca Zgłoszenia Nieprawidłowości może tego dokonać ustnie, pisemnie lub za pośrednictwem środków komunikacji elektronicznej.

2. Zgłoszenia Nieprawidłowości dokonuje się w następujący sposób:

1) przesyłką pocztową wysłaną na adres: Armatis Polska Sp. z o. o. ul. Cybernetyki 9, 02-677 Warszawa z dopiskiem „Nieprawidłowości”,

2) osobiście w Siedzibie – Recepcja główna Armatis Polska Sp. z o. o. z dopiskiem „OSOBA ZAUFANA”,

3) na adres poczty elektronicznej: dajnamznac@armatis.com

4) telefonicznie na numer telefonu: 517249509

5) na wniosek dokonującego Zgłoszenia Nieprawidłowości, za pomocą bezpośredniego spotkania zorganizowanego w terminie 7 dni od dnia otrzymania zgłoszenia.

3. Zgłaszający może dokonać Zgłoszenia Nieprawidłowości także w sposób anonimowy przy wykorzystaniu form komunikacji wskazanych w ust. 2 niniejszego paragrafu.

4. Zgłoszenie Nieprawidłowości może w każdym przypadku nastąpić również do organu publicznego zgodnie z procedurą przewidzianą w Regulaminie, w szczególności gdy:

a) w terminie na przekazanie informacji zwrotnej ustalonym w Regulaminie Pracodawca nie podejmie Działań następczych lub nie przekaże zgłaszającemu informacji zwrotnej, o której mowa w §10 ust 6 Regulaminu;

b) zgłaszający ma uzasadnione podstawy by sądzić, że naruszenie prawa może stanowić bezpośrednie lub oczywiste zagrożenie dla interesu publicznego, w szczególności istnieje ryzyko nieodwracalnej szkody;

c) dokonanie Zgłoszenia Nieprawidłowości narazi zgłaszającego na działania odwetowe;

d) w przypadku dokonania Zgłoszenia Nieprawidłowości istnieje niewielkie prawdopodobieństwo skutecznego przeciwdziałania naruszeniu prawa przez Pracodawcę z uwagi na szczególne okoliczności sprawy, takie jak możliwość ukrycia lub zniszczenia dowodów lub możliwość istnienia zmowy między Pracodawcą a sprawcą naruszenia prawa lub udziału Pracodawcy w naruszeniu prawa.

Postępowanie ze zgłoszeniami

1. Każde Zgłoszenie Nieprawidłowości bez względu na sposób jego dokonania jest przekazywane do Pracodawcy/Zleceniodawcy.

2. Dostęp do poczty elektronicznej dajnamznac@armatis.com mają Pracodawca oraz PKDA (Pracownik koordynujący działania antykorupcyjne).

3. W przypadku Zgłoszenia Nieprawidłowości na adres poczty elektronicznej, PKDA sporządza wydruk zgłoszenia w taki sposób, aby nie doszło do ujawnienia danych Zgłaszającego, który niezwłocznie przekazuje do Pracodawcy.

4. Pracodawca po zapoznaniu się z informacją zawartą w Zgłoszeniu Nieprawidłowości przekazuje je celem dokonania wstępnej oceny do PKDA z wyjątkiem przypadku, gdy informacja dotyczy PKDA. W przypadku gdy informacja zawarta w Zgłoszeniu Nieprawidłowości dotyczy PKDA czynności przypisane PKDA w Regulaminie wykonuje Pracownik wskazany przez Pracodawcę.

5. Pracodawca w każdym przypadku może z urzędu, z pominięciem procedury określonej ust. 4 niniejszego paragrafu powołać Komisję, o której mowa w § 8 ust. 1 Regulaminu.

6. PKDA lub Przewodniczący Komisji, o której mowa w ust. 5 niezwłocznie po otrzymaniu Zgłoszenia Nieprawidłowości dokonuje jego rejestracji w RZN (Rejestr Zgłoszonych Nieprawidłowości), w szczególności poprzez odnotowanie:

1) kolejnego numeru porządkowego,

2) daty rejestracji w RZN,

3) daty wpływu do Armatis Polska Sp. z o. o. Zgłoszenia Nieprawidłowości,

4) formy, w jakiej dokonano Zgłoszenia Nieprawidłowości, używając oznaczeń O-osobiście,

P-pisemnie, A-anonimowo,

5) imienia i nazwiska Zgłaszającego, który dokonał Zgłoszenia Nieprawidłowości (o ile Zgłoszenie Nieprawidłowości nie było dokonane anonimowo),

6) imienia i nazwiska oraz stanowiska Pracownika, którego wskazano jako sprawcę Nieprawidłowości lub nazwy komórki organizacyjnej, której dotyczy Zgłoszona Nieprawidłowość,

7) opisu Zgłoszonej Nieprawidłowości,

8) podjętych Działań następczych.

7. Na Zgłoszeniu Nieprawidłowości i na wszystkich dokumentach wytworzonych w związku z tym Zgłoszeniem nanosi się numer składający się z:

1) literowego oznaczenia „RZN”,

2) kolejnego numeru porządkowego w RZN,

3) ostatnich dwóch cyfr roku kalendarzowego;

8. RZN prowadzony jest w sposób umożliwiający kontrolę przebiegu, terminowości i postępowania ze Zgłoszeniami Nieprawidłowości.

9. RZN przechowywany jest przez PKDA.

10. Dostęp do RZN mają Pracodawca oraz uprawnione organy.

11. Wzór RZN stanowi Załącznik Nr 1 do Regulaminu.

1. PKDA po otrzymaniu od Pracodawcy Zgłoszenia Nieprawidłowości dokonuje wstępnej oceny informacji zawartej w tym zgłoszeniu i nie później niż w terminie 7 dni od jej otrzymania przekazuje Pracodawcy w formie pisemnej rekomendacje, co do dalszego sposobu postępowania, który może polegać m.in. na:

1) przekazaniu Zgłoszenia Nieprawidłowości do odpowiedniego organu ścigania, jeżeli informacje przekazane w Zgłoszeniu Nieprawidłowości wskazują na uzasadnione podejrzenie popełnienia czynu zabronionego (z jednoczesnym powiadomieniem o tym fakcie zgłaszającego);

2) przekazaniu Zgłoszenia Nieprawidłowości do właściwego organu, jeżeli informacje przekazane w Zgłoszonej Nieprawidłowości nie dotyczą działalności Armatis Polska Sp. z o. o. ;

3) powołaniu Komisji celem wyjaśnienia informacji przekazanej w Zgłoszeniu, jeżeli informacje przekazane w Zgłoszeniu Nieprawidłowości są niewystarczające do stwierdzenia czy doszło do Nieprawidłowości;

4) uznaniu sprawy za wyjaśnioną, jeżeli informacje przekazane w Zgłoszeniu Nieprawidłowości są wystarczające do stwierdzenia zaistnienia Nieprawidłowości;

5) uznaniu sprawy za wyjaśnioną, jeżeli informacje przekazane w Zgłoszeniu Nieprawidłowości nie dotyczą Nieprawidłowości lub są obiektywnie bezzasadne. W tym wypadku, zgłoszenie pozostawiane jest bez rozpatrzenia z jednoczesnym powiadomieniem o tym fakcie Zgłaszającego (o ile Zgłoszenie Nieprawidłowości nie było dokonane anonimowo).

2. PKD przekazuje Zgłaszającemu potwierdzenie przyjęcia Zgłoszenia Nieprawidłowości, o którym mowa w §3 ust. 5 Regulaminu w terminie 7 dni od daty otrzymania Zgłoszenia.

3. Informacja o rozpatrzeniu Zgłoszonej Nieprawidłowości jest odnotowywana w RZN.

1. Jeśli informacje przekazane w Zgłoszeniu Nieprawidłowości są niewystarczające do stwierdzenia czy doszło do Nieprawidłowości, Pracodawca na wniosek PKDA niezwłocznie, lecz nie później niż w terminie 3 dni powołuje w drodze zarządzenia Komisję, celem zapewnienia wszechstronnego, rzetelnego i obiektywnego wyjaśnienia wszelkich okoliczności wskazanych w Zgłoszeniu Nieprawidłowości. Wzór zarządzenia stanowi Załącznik nr 2 do Regulaminu.

2. W skład Komisji wchodzą:

1) Pracownik Działu Kadr i Płac,

2) PKDA,

3) Pracownik wskazany przez Pracodawcę,

którzy zobowiązani są do zachowania poufności w zakresie wszelkich informacji uzyskanych w związku z pracami Komisji.

3. W zarządzeniu Pracodawca wskazuje Przewodniczącego Komisji.

4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach Przewodniczący Komisji działając na wniosek członka Komisji lub z urzędu może wnioskować do Pracodawcy o rozszerzenie składu Komisji o dodatkowe osoby, których udział może mieć istotny wpływ na wyjaśnienie prawdziwości okoliczności wskazanych w Zgłoszeniu Nieprawidłowości.

5. W skład Komisji nie powołuje się:

1) Pracownika wskazanego w Zgłoszeniu Nieprawidłowości jako sprawca,

2) Pracownika, wobec którego występują wątpliwości co do jego bezstronności,

3) Pracownika komórki organizacyjnej, w której zatrudniony jest Pracownik dokonujący Zgłoszenia Nieprawidłowości,

4) Pracownika komórki organizacyjnej – projektu, w której zatrudniony jest Pracownik wskazany jako sprawca Nieprawidłowości.

6. Prace Komisji powinny być zakończone nie później, niż w terminie 30 dni od jej powołania, chyba, że w zarządzeniu z uwagi na skomplikowany charakter sprawy lub inne uzasadnione okoliczności wskazany został dłuższy okres.

7. W szczególnie uzasadnionych przypadkach na pisemny wniosek Przewodniczącego Komisji Pracodawca może przedłużyć czas pracy Komisji na czas określony.

1. Pracami Komisji kieruje Przewodniczący.

2. Przewodniczący Komisji informuje wszystkich członków Komisji o zwołaniu posiedzenia Komisji wskazując możliwy najbliższy termin i miejsce posiedzenia Komisji, nie później niż w przeciągu 3 dni roboczych od jej powołania.

3. Komisja pracuje w pełnym składzie na posiedzeniach zwoływanych przez Przewodniczącego stosownie do potrzeb prowadzonego postępowania. Czas pracy w Komisji wlicza się do czasu pracy jej członków.

4. Postępowanie przed Komisją ma charakter poufny. Komisja rozpatruje Zgłoszenie Nieprawidłowości z zachowaniem zasad bezstronności oraz ma obowiązek zachować w tajemnicy wszelkie uzyskane w toku postepowania informację.

5. Komisja ma obowiązek uwzględniania i badania okoliczności przemawiających zarówno na korzyść, jak i na niekorzyść Pracownika wskazanego w Zgłoszeniu Nieprawidłowości jako sprawca.

6. Niedających się usunąć wątpliwości nie wolno rozstrzygać na niekorzyść Pracownika wskazanego w Zgłoszeniu Nieprawidłowości jako sprawca.

7. Z przebiegu dokonywanych czynności Komisja sporządza protokół.

8. Komisja dopuszcza wszystkie dowody, które mogą przyczynić się do wyjaśnienia wszelkich okoliczności wskazanych w Zgłoszeniu Nieprawidłowości, a w szczególności:

1) dokumenty,

2) protokoły,

3) oświadczenia,

4) notatki.

9. Dokumenty Komisja gromadzi w oryginale lub w potwierdzonej za zgodność z oryginałem kopii.

10. W ramach prowadzonych czynności Komisja ma prawo w szczególności do:

1) wysłuchania Pracownika, który dokonał Zgłoszenia Nieprawidłowości,

2) wysłuchania wyjaśnień Pracownika, którego dotyczy Zgłoszenie Nieprawidłowości,

3) wysłuchania Pracownika lub innych osób, które mogą posiadać informacje istotne do rozpatrzenie Zgłoszonej Nieprawidłowości,

4) przyjmowania od Pracownika lub innych osób przekazywanych przez nich dokumentów lub przedmiotów mogących mieć znaczenie w wyjaśnieniu wszelkich okoliczności wskazanych w Zgłoszeniu Nieprawidłowości.

11. Wszyscy członkowie Komisji mogą zadawać pytania wysłuchiwanym osobom.

12. Z wysłuchania lub przyjęcia dokumentów lub przedmiotów sporządza się protokół. Wzór protokołu wysłuchania /przyjęcia przedmiotów stanowi Załącznik Nr 3 do Regulaminu.

13. Protokół przed podpisaniem odczytywany jest wysłuchiwanemu Pracownikowi i po zaakceptowaniu przez niego treści podpisywany przez wszystkich uczestników czynności.

14. W szczególnych sytuacjach wysłuchanie Pracownika za zgodą Komisji, może być zastąpione jego pisemnym oświadczeniem lub innym pochodzącym od niego dokumentem.

15. Pracownik jest zwolniony z obowiązków służbowych na czas koniecznych czynności podejmowanych z jego udziałem w ramach postępowania przed Komisją, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia.

16. Dział Kadr i Płac na wniosek Przewodniczącego Komisji ma obowiązek udostępniać dokumenty i niezbędne informacje.

1. Po zakończeniu prac, Komisja sporządza i przekazuje Pracodawcy Raport końcowy

(Załącznik nr 4).

Członek Komisji, który nie zgodził się z oceną zasadności, wnioskami lub propozycjami działań naprawczych ma obowiązek złożenia do Raportu końcowego zdania odrębnego wraz z uzasadnieniem.

2. Pracodawca w terminie nie później niż 7 dni od zapoznania się z Raportem końcowym podejmuje decyzję o:

1) zakończeniu postępowania i zamknięciu sprawy w przypadku braku potwierdzenia prawdziwości okoliczności zawartych w Zgłoszeniu Nieprawidłowości,

2) zawiadomieniu organów ścigania w sytuacji, gdy Komisja potwierdziła okoliczności Zgłoszenia Nieprawidłowości wskazujące na popełnienie przestępstwa,

3) podjęciu działań zmierzających do skutecznego wyeliminowania stwierdzonych Nieprawidłowości. Do takich działań zalicza się w szczególności:

a) konsekwencje dyscyplinarne w stosunku do sprawcy w postaci kary porządkowej, upomnienia lub nagany, z zachowaniem wymogów art. 109 KP,

b) odwołanie z zajmowanego stanowiska (przeniesienie na inne stanowisko),

c) rozwiązanie stosunku pracy bez wypowiedzenia z winy Pracownika,

d) pociągnięcie Pracownika do odpowiedzialności materialnej za szkodę wyrządzoną Pracodawcy w związku z dopuszczeniem się Nieprawidłowości.

3. W przypadku braku potwierdzenia okoliczności zawartych w Zgłoszeniu Nieprawidłowości, Pracodawca na wniosek Komisji podejmuje decyzję o zakończeniu postępowania i zamknięciu sprawy. PKDA czyni o tym wzmiankę w RZN.

4. PKDA w terminie nieprzekraczającym 3 miesięcy od potwierdzenia przyjęcia Zgłoszenia Nieprawidłowości lub w przypadku nieprzekazania potwierdzenia Zgłaszającemu, w ciągu 3 miesięcy od upływu 7 dni od dokonania Zgłoszenia Nieprawidłowości przekazuje Zgłaszającemu informację zwrotną obejmującą w szczególności informację o stwierdzeniu bądź braku stwierdzenia wystąpienia naruszenia prawa i ewentualnych środkach, które zostały lub zostaną zastosowane w reakcji na stwierdzone naruszenie prawa.

1. Całość dokumentacji sporządzonej przez Komisję wraz z oryginałem Zgłoszenia Nieprawidłowości gromadzona jest w osobnych aktach i nie może być kopiowana ani udostępniana nieuprawnionym osobom.

2. Dane osobowe Zgłaszającego oraz inne dane pozwalające na ustalenie jego tożsamości nie podlegają ujawnieniu, chyba że za wyraźną zgodą Zgłaszającego.

3. Po otrzymaniu Zgłoszenia Nieprawidłowości, w celu jego weryfikacji oraz podjęcia Działań Następczych można zbierać i przetwarzać dane osobowe osoby, której dotyczy zgłoszenie, nawet bez jej zgody. Przepis art. 14 ust. 2 lit. f RODO nie stosuje się, chyba że Zgłaszający działał z naruszeniem § 3 ust. 5 Regulaminu.

4. Dane osobowe oraz pozostałe informacje w rejestrze zgłoszeń wewnętrznych są przechowywane przez okres 3 lat po zakończeniu roku kalendarzowego, w którym zakończono działania następcze, lub po zakończeniu postępowań zainicjowanych tymi działaniami

5. Całość dokumentacji z prac Komisji dotycząca:

1) Nieprawidłowości określonej w § 2 pkt 3-6 Regulaminu przechowywana jest w Dziale Kadr i Płac,

2) Nieprawidłowości określonej w §2 pkt 1-2 Regulaminu jest przechowywana przez PKDA i nie może być udostępniana osobom trzecim i rozpowszechniana w żaden sposób, poza sytuacjami, w których obowiązek jej przekazania wynika z przepisów prawa.

Odpowiedzialność

Pracodawca odpowiada w szczególności za:

1) współdziałanie z PKDA w zakresie podjęcia decyzji co do sposobu postępowania z informacjami przekazanymi w Zgłoszeniu Nieprawidłowości;

2) powołanie Komisji w celu wyjaśnienia wszelkich informacji zawartych w Zgłoszeniu Nieprawidłowości;

3) zapoznanie Pracownika – osoby zatrudnionej lub współpracującej niezależnie od formy nawiązanej współpracy z treścią Regulaminu przed dopuszczeniem go do pracy.

Komisja odpowiada w szczególności za:

1) wszechstronne, rzetelne i obiektywne wyjaśnienie wszelkich okoliczności wskazanych w Zgłoszeniu Nieprawidłowości oraz obiektywną ocenę zasadności Zgłoszenia Nieprawidłowości;

2) opracowanie Raportu końcowego.

PKDA odpowiada w szczególności za:

1) gromadzenie, przetwarzanie i przechowywanie informacji o Zgłaszanych Nieprawidłowościach zgłaszanych zgodnie z zasadami i sposobami określonymi w Regulaminie,

2) prowadzenie i przechowywanie RZN oraz sporządzanie kwartalnego sprawozdania dla Pracodawcy o liczbie Zgłoszeń Nieprawidłowości oraz charakterze potwierdzonych Nieprawidłowości,

3) przeprowadzanie wstępnej oceny informacji zawartych w Zgłoszeniach Nieprawidłowości oraz rekomendowanie dalszego sposób postępowania z nimi.

Wszyscy Pracownicy odpowiadają za przestrzeganie ustaleń i realizację zadań określonych w Regulaminie.

Ochrona danych osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z realizacją obowiązków wynikających z niniejszego Regulaminu jest odpowiednio Prezes lub Dyrektor HR Armatis Polska Sp. z o. o..

1. Przetwarzanie danych osobowych odbywa się zgodnie z RODO i innymi przepisami odnoszącymi się do ochrony danych osobowych,.

2. Przetwarzanie danych osobowych na potrzeby niniejszej Procedury dotyczy:

1) Zgłaszających;

2) osób, których dotyczy Zgłoszenie Nieprawidłowości;

3) osób, które będą angażowane na potrzeby toczących się Działań następczych, np. w charakterze świadka.

3. Organizacja przyjmowania i weryfikacji Zgłoszeń Nieprawidłowości, podejmowania Działań następczych oraz związanego z tym przetwarzania danych osobowych uniemożliwia uzyskanie dostępu do informacji objętej zgłoszeniem nieupoważnionym osobom oraz zapewnia ochronę poufności tożsamości osoby dokonującej Zgłoszenia Nieprawidłowości i osoby, której dotyczy zgłoszenie. Ochrona poufności dotyczy informacji, na podstawie których można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować tożsamość takich osób.

4. Pracodawca, po otrzymaniu Zgłoszenia Nieprawidłowości, może w celu jego weryfikacji oraz podjęcia Działań następczych zbierać i przetwarzać dane osobowe osoby, której dotyczy Zgłoszenie Nieprawidłowości, nawet bez jej zgody. Przepisu art. 14 ust. 2 lit. f RODO nie stosuje się, chyba że Zgłaszający działał z naruszeniem §3 ust 5 Regulaminu.

5. Dane osobowe przetwarzane w związku z przyjęciem Zgłoszenia Nieprawidłowości są przechowywane nie dłużej niż przez okres 3 lat od dnia przyjęcia Zgłoszenia Nieprawidłowości.

6. Dane osobowe, które w sposób oczywisty nie mają znaczenia dla rozpatrywania konkretnego Zgłoszenia nie będą zbierane, a w razie przypadkowego zebrania będą usuwane bez zbędnej zwłoki.

Przepisy końcowe

Regulamin podany jest do wiadomości w portalu wewnętrznym w celu poinformowania Pracowników i wszelkich zainteresowanych osób o zasadach i sposobach dokonania Zgłaszania Nieprawidłowości w Armatis Polska Sp. z o. o..

Regulamin wchodzi w życie w dniu 25 września 2024 roku.